¿Preparas tu audit Qualiopi y no sabes qué documentos presentar para tus formaciones online? El auditor busca pruebas tangibles de que tus alumnos avanzan, que los acompañas y que mejoras tus contenidos. Contrario a lo que muchos creen, no se trata de un expediente teórico sino de un conjunto de trazas concretas: capturas de pantalla de tu plataforma, intercambios con los alumnos, estadísticas de seguimiento. Este artículo detalla las 22 pruebas esperadas por criterio, con ejemplos específicos para e-learning.
Por qué las pruebas Qualiopi difieren en e-learning
Las formaciones a distancia requieren pruebas digitales específicas que el auditor no encuentra en una formación presencial. En presencial, una hoja de asistencia basta para probar la asistencia. En e-learning, debes demostrar que el alumno se conectó, visionó los módulos e interactuó con los recursos.
El Referencial Nacional de Calidad impone 7 criterios y 22 indicadores. Cada indicador requiere al menos una prueba. Para la modalidad a distancia, el auditor verifica especialmente:
- Las trazas de conexión y progresión en tu plataforma
- Los intercambios escritos con los alumnos (correos, mensajería interna, videollamadas)
- Las modalidades de evaluación y sus resultados
- Los ajustes de contenidos basados en retroalimentación
Según France Compétences, el 68 % de los organismos fracasan en su primer audit Qualiopi por falta de pruebas documentadas. En e-learning, esta cifra sube al 74 % porque los formadores olvidan capturar las trazas digitales sobre la marcha.
Consejo práctico: crea una carpeta compartida (Google Drive, Dropbox) con una subcarpeta por criterio. Cada mes, añade capturas de pantalla, exportaciones CSV e intercambios significativos. Esta rutina evita el pánico tres semanas antes del audit.
Las pruebas imprescindibles para el criterio 1 (información al público)
El criterio 1 exige que informes claramente sobre tus formaciones, sus objetivos, requisitos previos y modalidades, antes de cualquier inscripción. El auditor verifica que esta información sea accesible, actualizada y coherente entre tu sitio web, presupuestos y programas.
Indicador 1: difusión de información accesible
Prepara estos elementos:
- Captura de pantalla de tu página de formación con los objetivos pedagógicos, duración, requisitos previos, tarifas y modalidades de acceso (síncrono, asíncrono, tutoría)
- Programa detallado en PDF mencionando las competencias objetivo, métodos pedagógicos (vídeos, cuestionarios, ejercicios) y modalidades de evaluación
- Términos y condiciones indicando plazos de desistimiento, modalidades de pago y reglamento interno
El auditor verifica la coherencia: si tu sitio anuncia "20 horas de formación", tu programa debe detallar cómo se distribuyen esas 20 horas (vídeos, ejercicios, clases virtuales).
Indicador 2: indicadores de resultados
Debes publicar tus tasas de satisfacción y éxito. Para e-learning, añade:
- Tasa de finalización (porcentaje de alumnos que completaron la formación)
- Tasa de asistencia (conexiones regulares, módulos vistos)
- Captura del panel de control mostrando estos indicadores
Ejemplo: "En 2024, el 87 % de nuestros alumnos validaron la certificación, con una tasa de satisfacción de 4,6/5 (92 respuestas de 106 inscritos)."
Las pruebas esenciales para el criterio 3 (adaptación a los públicos)
El criterio 3 verifica que adaptas tus recorridos a las necesidades, requisitos previos y situaciones de discapacidad de cada alumno. En e-learning, esto se logra mediante la personalización de recorridos y la accesibilidad de tu plataforma.
Indicador 6: análisis de necesidades
Proporciona estas trazas:
- Cuestionario de posicionamiento (Google Forms, Typeform) enviado antes de la inscripción, con respuestas de al menos 3 alumnos
- Intercambios por correo o videollamada donde especifiques el recorrido recomendado según el nivel
- Captura de tu LMS mostrando recorridos diferenciados (módulos opcionales, recorridos principiante/avanzado)
Ejemplo concreto: un alumno declara dominar Canva pero no Midjourney. Le propones un recorrido que salta el módulo Canva y profundiza en generación de imágenes con IA.
Indicador 7: adaptación a situaciones de discapacidad
Demuestra que has considerado la accesibilidad digital:
- Subtítulos en tus vídeos (captura de un vídeo con subtítulos activados)
- Transcripción textual de contenidos de audio
- Asociación con un responsable de discapacidad (convenio firmado, datos de contacto mostrados)
- Formulario de recogida de necesidades específicas en la inscripción
El auditor puede probar tu plataforma con un lector de pantalla. Asegúrate de que los títulos de páginas, botones y enlaces estén correctamente etiquetados (etiquetas HTML semánticas).
Las pruebas de seguimiento para el criterio 4 (adecuación de medios)
El criterio 4 evalúa la calidad de tus contenidos, formadores y acompañamiento. En e-learning, el auditor verifica que no te limites a subir vídeos sin seguimiento.
Indicador 11: cualificación de formadores
Presenta para cada formador:
- CV actualizado mencionando diplomas, certificaciones y experiencias en formación
- Certificación o formación pedagógica (FPA, título de formador, formación interna)
- Vigilancia documentada (suscripciones a boletines, participación en webinarios, capturas de artículos guardados)
Ejemplo: tu formador en IA sigue las actualizaciones de ChatGPT, Claude y Midjourney. Muestra capturas de su vigilancia (artículos de Towards Data Science, cuentas de X seguidas, participación en eventos como Paris AI Summit).
Indicador 12: coordinación del equipo
Documenta tus reuniones pedagógicas:
- Actas de reuniones (mensuales o trimestrales) donde discutas retroalimentación de alumnos, ajustes de contenidos, dificultades técnicas
- Herramienta de gestión de proyectos (Trello, Notion, Asana) con tareas asignadas (creación de cuestionarios, actualización de vídeos, respuesta a preguntas)
- Calendario de producción mostrando distribución de módulos entre formadores
El auditor busca prueba de que tu equipo comunica y no trabaja en silos.
Indicador 13: acompañamiento de alumnos
Este es EL punto crítico en e-learning. Demuestra que no dejas a nadie solo frente a su pantalla:
- Capturas de la mensajería interna de tu plataforma con intercambios fechados (preguntas de alumnos, respuestas del formador en menos de 48h)
- Calendario de clases virtuales (Zoom, Teams) con grabaciones y listas de asistencia
- Relanzamientos automáticos (correos enviados a alumnos inactivos desde hace X días)
- Estadísticas de respuesta (tiempo medio de respuesta a preguntas, tasa de participación en videollamadas)
Ejemplo: "Organizamos una clase virtual semanal de 1h (jueves 18h-19h) y respondemos preguntas en un tiempo medio de 24h (exportación Zendesk de 6 meses)."
Si buscas una solución integral para gestionar este acompañamiento mientras ofreces formaciones en IA completas, Skilzy para organismos de formación integra un Lab de IA con créditos incluidos, programas certificados (RS7439, RS6792) y herramientas de seguimiento para facilitar tu audit Qualiopi.
Las pruebas de evaluación para el criterio 5 (logro de objetivos)
El criterio 5 verifica que evalúas realmente las competencias adquiridas y recopilas la satisfacción de los alumnos. El auditor quiere trazas de evaluaciones y sus resultados.
Indicador 18: evaluación de aprendizajes
Proporciona:
- Capturas de cuestionarios o pruebas en tu plataforma, con puntuaciones obtenidas por los alumnos
- Rúbricas de evaluación para ejercicios prácticos (por ejemplo, rúbrica de calificación de creación de imagen con IA o de un prompt)
- Exportaciones CSV de resultados (anonimizados si es necesario) mostrando tasas de éxito por módulo
- Certificados de éxito emitidos automáticamente tras validación de competencias
El auditor verifica que tus evaluaciones correspondan a los objetivos anunciados en el programa. Si prometes "dominar la creación de imágenes con Midjourney", tu evaluación debe basarse en una producción concreta, no en un cuestionario teórico.
Indicador 19: encuesta de satisfacción
Documenta la satisfacción de tus alumnos:
- Cuestionario de fin de formación (Google Forms, Typeform) enviado automáticamente tras el último módulo
- Resultados agregados (tasa de satisfacción global, promedios por pregunta, comentarios anonimizados)
- Plan de acción tras retroalimentación negativa (ejemplo: "3 alumnos señalaron que los vídeos eran demasiado rápidos. Añadimos subtítulos y ralentizamos el ritmo en 5 módulos.")
El auditor espera una tasa de respuesta de al menos el 50 %. Si tienes 100 inscritos y 20 respuestas, explica las acciones implementadas para mejorar esta tasa (relanzamientos, incentivos, simplificación del formulario).
Las pruebas de mejora para el criterio 7 (vigilancia y mejora continua)
El criterio 7 evalúa tu capacidad para evolucionar tus formaciones según retroalimentación y cambios del mercado. En e-learning, esto implica actualizaciones regulares de tus contenidos.
Indicador 32: vigilancia de evoluciones
Demuestra que te mantienes actualizado:
- Lista de fuentes de vigilancia (boletines, blogs, cuentas de X, podcasts) con capturas de suscripciones
- Participación en eventos (webinarios, conferencias, ferias) con certificados de participación o fotos
- Tabla de seguimiento de evoluciones (ejemplo: "Actualización del módulo ChatGPT tras lanzamiento de GPT-4o, adición de módulo sobre Claude 3.5 Sonnet")
Ejemplo concreto: formas en creación de vídeos con IA. En 2024, salieron Runway Gen-3, Kling AI y Luma Dream Machine. Demuestra que añadiste estas herramientas a tu programa y actualizaste los vídeos existentes.
Indicador 32: mejora continua
Documenta las modificaciones realizadas en tus formaciones:
- Historial de versiones de tus módulos (fechas de creación, fechas de actualización)
- Tabla de acciones correctivas tras retroalimentación de alumnos (problema identificado, acción realizada, fecha, responsable)
- Capturas antes/después mostrando mejoras (adición de cuestionarios, rediseño de vídeo, adición de recursos)
Ejemplo: "Tras 5 comentarios señalando la complejidad del módulo sobre n8n, creamos un módulo previo sobre bases de automatización (añadido el 12 de marzo de 2024). La tasa de finalización pasó del 62 % al 81 %."
El auditor busca prueba de que analizas datos de tu plataforma (tasa de finalización, tiempo invertido, tasa de abandono) y actúas en consecuencia.
Organiza tus pruebas para el audit
Un dossier de pruebas bien estructurado ahorra tiempo al auditor e incrementa tus posibilidades de certificación. Aquí hay un método probado:
Estructura de carpeta recomendada
Crea una carpeta con 7 subcarpetas (una por criterio). En cada subcarpeta, añade un archivo por indicador. Nombra tus archivos de forma explícita:
C1_I1_Programa_Formacion_IA.pdfC3_I6_Cuestionario_Posicionamiento_Alumnos.pdfC4_I13_Capturas_Mensajeria_Acompanamiento.pdfC5_I18_Resultados_Cuestionarios_Trimestre_Q1_2024.xlsx
Prepara un documento de síntesis
Redacta una tabla resumen (Excel o Google Sheets) con 4 columnas:
- Criterio e indicador (ejemplo: C4 – I13)
- Prueba proporcionada (ejemplo: Capturas mensajería interna + Calendario clases virtuales)
- Ubicación (nombre del archivo o enlace)
- Comentario (contexto rápido)
Esta tabla permite al auditor navegar rápidamente por tu dossier. Aprecia la claridad y la transparencia.
Anticipa las preguntas del auditor
El auditor suele hacer estas preguntas en e-learning:
- "¿Cómo verifican que es el alumno inscrito quien sigue la formación?" (respuesta: conexión segura, evaluaciones en videollamada, verificación de identidad)
- "¿Qué hacen si un alumno deja de conectarse?" (respuesta: relanzamientos automáticos D+7, D+14, llamada telefónica D+21)
- "¿Cómo adaptan el ritmo para un alumno con dificultades?" (respuesta: acceso prolongado, módulos opcionales de repaso, acompañamiento individual)
Prepara respuestas escritas con ejemplos concretos. El auditor aprecia los casos de uso reales.
Conclusión
Triunfar en tu audit Qualiopi en e-learning se basa en documentación rigurosa y continua. Captura tus pruebas sobre la marcha, organízalas por criterio y prepara ejemplos concretos. El auditor no busca perfección sino coherencia entre lo que anuncias y lo que realmente haces. Con un dossier estructurado y trazas tangibles, transformas el audit en un simple trámite.
FAQ
¿Cuántas pruebas debo proporcionar por indicador?
No hay un número obligatorio, pero apunta a al menos 2 o 3 pruebas complementarias por indicador. Por ejemplo, para acompañamiento (I13), proporciona capturas de mensajería + calendario de clases virtuales + estadísticas de respuesta. La diversidad de pruebas refuerza tu credibilidad.
¿Puedo presentar capturas de pantalla como pruebas oficiales?
Sí, las capturas de pantalla se aceptan e incluso se recomiendan en e-learning. Asegúrate de que estén fechadas, sean legibles y contextualizadas. Añade una leyenda explicativa si es necesario. El auditor verifica que las capturas correspondan a tu plataforma y tus alumnos.
¿Cómo pruebo la asistencia en formación asíncrona?
Utiliza los registros de conexión de tu plataforma (fechas, horas, módulos consultados) y resultados de cuestionarios intermedios. Un alumno que valida regularmente cuestionarios y avanza en módulos demuestra su asistencia. Exporta estos datos en CSV y anonimízalos si es necesario.
¿Qué hago si no tengo pruebas para un indicador?
No te preocupes: implementa el proceso inmediatamente y documéntalo durante 2 o 3 meses antes del audit. Por ejemplo, si nunca enviaste una encuesta de satisfacción, créala ahora, envíala a tus próximos alumnos y presenta los primeros resultados. El auditor valora el enfoque de mejora.
¿Debo traducir las pruebas si mi plataforma está en inglés?
No, si tu interfaz está en inglés pero tus contenidos y acompañamiento están en español, el auditor acepta capturas en inglés. Simplemente añade una leyenda en español explicando qué muestra la captura. Lo esencial es que las pruebas sean comprensibles.
¿Cuánto tiempo antes del audit debo empezar a recopilar mis pruebas?
Idealmente, documenta tus pruebas desde el inicio de tu actividad. Si preparas tu primer audit, comienza al menos 6 meses antes para tener suficiente perspectiva y ejemplos concretos. Un dossier constituido en urgencia 3 semanas antes del audit suele carecer de coherencia y profundidad.